英文郵件的書寫要求和規(guī)范

從問候開始
用問候語開始郵件內(nèi)容非常重要，例如"Dear Lillian,"。根據(jù)你與收件人的關(guān)系親近與否，你可能選擇使用他們的姓氏來稱呼他們而不是直呼其名，例如"Dear Mrs. Price,"。如果關(guān)系比較親密的話，你就可以說，"Hi Kelly,"如果你和公司聯(lián)系，而不是個人，你就可以寫"To Whom It ay Concern:"
感謝收件人
如果你在回復客戶的詢問，你應該以感謝開頭。例如，如果有客戶想了解你的公司，你就可以說，"Thank you for contacting ABC Company."如果此人已經(jīng)回復過你的一封郵件了，那就一定要說，"Thank you for your prompt reply."或是"Thanks for getting back to me."如果你可以找到任何機會那一定要謝謝收信人。這樣對方就會感到比較舒服，而且顯得更禮貌。
表明你的意圖
然后，如果是你主動寫電子郵件給別人的話，那就不可能再寫什么感謝的字句了。那就以你寫此郵件的目的開頭。例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在電子郵件開頭澄清你的來意非常重要，這樣才能更好的引出郵件的主要內(nèi)容。記得要注意語法，拼寫和標點符號，保持句子簡短明了并句意前后一致。
結(jié)束語
在你結(jié)束郵件之前，再次感謝收信人并加上些禮貌語結(jié)尾。你可以"Thank you for your patience and cooperation."或"Thank you for your consideration."開始接著寫，"If you have any questions or concerns, don't hesitate to let me know." 及"I look forward to hearing from you."
結(jié)束
最后是寫上合適的結(jié)尾并附上你的名字。"Best regards," "Sincerely,"及"Thank you,"都很規(guī)范化。最好不要用"Best wishes,"或"Cheers,"類的詞因為這些詞都常用在非正式的私人郵件中。最后，在你發(fā)送郵件之前，最好再讀一遍你的內(nèi)容并檢查其中有沒有任何的拼寫錯誤，這樣就能保證你發(fā)出的是一封真正完美的郵件！